Kostgodtgjørelse - hva gjelder i 2018?

Hva kan utbetales i trekk- og skattefri kostgodtgjørelse i 2018? Er du i tvil? Da er du ikke alene… Her kommer et forsøk på oppklaring.

Det er ikke lett å navigere i regelverket om skattefri kostgodtgjørelse på reiser. Regelendringer som ble foreslått i statsbudsjettet ble senere justert på finurlig vis i budsjettforliket. I mellomtiden kom Skattedirektoratet med et forsøk på avklaringer i en uttalelse, og nå har en slags avklaring på avklaringen kommet i meldingen om forskuddsutskrivningen for 2018.

Reiser med overnatting

I all hovedsak er det satsene som er endret for trekk- og skattefri kostgodtgjørelse på reiser med overnatting.  

En ansatt kan motta trekk- og skattefri utgiftsgodtgjørelse til kost etter reiseregning  

når han av hensyn til sitt arbeid må bo utenfor sitt hjem (pendlere), og

på tjenestereiser med overnatting.

Pendlerreise

Den ansatte må oppfylle vilkårene til å være en skattemessig pendler for å kunne få trekk- og skattefri diettgodtgjørelse. Grunnvilkåret er at man må bo utenfor sitt hjem på grunn av sitt arbeid, men det er potensielt flere vilkår som må undersøkes og oppfylles.

Tjenestereise

Tjenestereise er et begrep som pussig nok ikke har noen definisjon i skatteretten, men at det må være en jobbrelatert reise er det ingen tvil om. Det er i de fleste tilfeller trolig ikke vanskelig å fastslå om man er på en reise som kvalifiserer, men det er selvsagt noen grensetilfeller. Særlig vanskelig kan dette være i grenselandet mellom pendleropphold og yrkesopphold, men dersom vilkårene for å være en skattemessig pendler uansett er oppfylt skal skillet normalt ikke ha noen betydning i forhold til skattereglene for kostgodtgjørelse.

Hva kan utbetales trekk- og avgiftsfritt på pendler-/tjenestereiser med overnatting?

Som før vil man for 2018  kunne få kostgodtgjørelse trekk- og skattefritt dersom man bor på hotell, men satsene er redusert sammenlignet med satsene for 2017 og særavtalens 2017-satser. Særavtalen som gjelder fra 2018 er foreløpig ikke publisert, men trolig vil også særavtalens satser for 2018 være høyere enn de satsene som kan utbetales trekk- og skattefritt. Det betyr at arbeidsgivere som utbetaler kostgodtgjørelse i henhold til statens satser, i tilfelle må splitte innberetningen i en trekkfri og en trekkpliktig del.

Bor man på hybel/brakke uten kokemuligheter, så kan man også få trekk- og skattefri godtgjørelse tilsvarende en sats som er redusert sammenlignet med satsene for 2017.

Bor man på hybel/brakke med kokemuligheter har man ikke lenger mulighet for trekk- og skattefri dekning slik man hadde i 2017. “Kokemuligheter” har man, slik vi forstår skatteetatens praksis, når man har tilgang til kjøleskap og rennende vann.

Reiser uten overnatting

La meg ta konklusjonen først: Fra 2018 vil man ha mulighet for trekk- og skattefri kostgodtgjørelse etter reiseregning på yrkesreiser forutsatt at man har merkostnader. Vi skal se nærmere både på kravet til yrkesreise og kravet til merkostnader.

I praksis strammes det inn på muligheten til trekk- og skattefri dekning, og man bør derfor gå gjennom sine rutiner for å sørge for at den skattemessige behandlingen blir riktig fremover.

Trekk- og skattefrie satser

Satsene for hva som kan dekkes trekk- og skattefritt følger av statens særavtaler for reiser. I 2017 er satsene i særavtalen som følger (som nevnt er særavtalen som skal gjelde fra 1.1.2018 ikke publisert ennå):

For reiser fra og med 6 timer og til og med 12 timer: kr 289.

For reiser over 12 timer: kr 537

Er reisen under 6 timer kan man ikke få trekk- og skattefri kostgodtgjørelse, men er eventuelt henvist til refusjonsreglene (som kan anvendes på reiser både over og under 6 timer, som før).

Yrkesreise som vilkår

Det har en god stund vært usikkert hvilke reiser som kvalifiserer til trekk- og skattefri kostgodtgjørelse på dagsreiser, og etter å ha tenkt lenge på dette, kom Skattedirektoratet med en avklaring i oktober. Problemet var bare at denne avklaringen trenger noen avklaringer. For mens de på den ene siden sa at man skulle ha anledning til trekk- og skattefri kostgodtgjørelse på yrkesreise, så sa de også at det ikke gjaldt på alle yrkesreiser. Men de var ikke helt klare på i hvilke tilfeller det ikke skulle gjelde, med unntak av at arbeidsreiser som blir til yrkesreiser på grunn av behov for å frakte utstyr med bil ikke skulle kvalifisere.

Yrkesreise er definert i forskrift til skatteloven § 6-44, og det er også skrevet side opp og side ned om dette i Skatte-ABC. Reiser til og mellom ikke-faste-arbeidssteder er for eksempel yrkesreiser, noe som blant annet innebærer at mange håndverkere, selgere mv. er på yrkesreiser daglig.

I forskuddsmeldingen som nylig kom, ble det igjen presisert at arbeidsreiser som blir til yrkesreiser på grunn av behov for å frakte utstyr med bil, ikke innebærer at man får mulighet til trekk- og skattefri kostgodtgjørelse selv om dette er en yrkesreise per definisjon. Det samme ble uttalt å gjelde ansatte som har reise-/transportoppdrag som en del av sitt ordinære arbeid, for eksempel sjåfører, flybesetning, mannskap på båter, politi i UP-tjeneste osv.

Altså: utgangspunktet er at dersom man er på en yrkesreise (med unntakene som nevnt over), så er muligheten for trekk- og skattefri kostgodtgjørelse tilstede. Men...

Tilleggskrav om merkostnader

Det er ikke nok at man er på en kvalifiserende yrkesreise. I tillegg står det i forskuddsmeldingen at man må ha merkostnader. Det er ikke nok at man har utgifter til kost. Hva betyr dette? I forskuddsmeldingen står det:

“Hvorvidt skattyter rent faktisk pådrar seg merkostnader eller ikke, beror i stor grad på skattyters arbeidssituasjon. Merkostnader i denne sammenheng må således vurderes opp mot forutsigbarheten knyttet til vedkommendes arbeid og hvor denne normalt utføres. Skattyter som har et arbeid som nødvendiggjør regelmessig reising (f. eks. håndverkere, selgere), anses normalt ikke å ha merkostnader til kost på slike reiser. Slike kostnader vil i utgangspunktet utgjøre skattyters ordinære matutgifter og må kunne likestilles med kostnader til mat fra kantine, matbutikk e.l., som andre skattytere uten reisevirksomhet påføres. Skattyter som reiser mer sporadisk i kundemøter e.l. vil kunne anses å ha merkostnader til kost da muligheten til å planlegge dagen og måltider ikke er tilstede i samme utstrekning som en vanlig arbeidsdag i vedkommendes yrke. Dette forutsetter at kostnadene til mat ikke dekkes av andre (arbeidsgiver, kunde mv.).“

Dette betyr etter mitt syn at muligheten for trekk- og skattefri kostgodtgjørelse på dagsreiser etter dette begrenses - trolig i nokså stor grad - sammenlignet med tidligere. Er reisingen regelmessig og en naturlig del av arbeidet, så vil man ikke anses å ha merkostnader til mat, og kan dermed ikke få kostgodtgjørelse trekk- og skattefritt. Det betyr trolig også at trekk- og skattefri refusjon av reell utgift er utelukket fordi det også der må innfortolkes et merkostnadsvilkår.

Det betyr videre at det kan være tilfeller hvor man kan ha krav på kostgodtgjørelse etter statens særavtale, men at denne blir skattepliktig i sin helhet. Dette kan gjelde for bedrifter som er bundet av statens særavtaler eller bedrifter som viser til særavtalen som grunnlag for hva de ansatte kan kreve, f. eks. i personalhåndbok.

Grunnen til det er at reisebegrepet i særavtalen (2017) er videre enn det reisebegrepet som nå legges til grunn for trekk- og skattefri kostgodtgjørelse i mange tilfeller. Reisebegrepet er i særavtalen definert slik: “Pålagte eller godkjente reiser av ikke fast karakter, og rutinemessige faste oppdrag som ikke trenger godkjennelse av arbeidsgiver for hvert oppdrag.”

Vanskelige avgrensninger

At dette vil innebære vanskelige avgrensninger er det liten tvil om. Personlig mener jeg det hadde vært en stor fordel om man hadde lagt seg på yrkesreisebegrepet som vilkår, uten at det i tillegg må gjøres merkostnadsbetraktninger. At skattereglene er løsrevet fra særavtalen gjør det hele også komplisert.

Hvor grensen nå går er dermed fortsatt høyst uklart. Hva er regelmessige reiser? Vil man i praksis operere med et antall reiser per uke eller måned? Hva innebærer det at et arbeid nødvendiggjør reising? Vil det være nok at det står i arbeidsavtalen at reising må påregnes? Har det noe å si om reisemønsteret er fast eller varierer? Muligheten for å planlegge nevnes i meldingen - hva betyr det?

Her er det mange spørsmål. Det er sannsynlig at skattemyndighetene vil håndheve en restriktiv fortolkning, og at man som arbeidsgiver derfor bør tenke godt gjennom den skattemessige behandlingen av kostgodtgjørelse på dagsreiser.  

Enklere regler - særlig på dette området - er sterkt ønskelig, og da må både lovgiver og skatteetaten kunne svelge noen kameler, og godta at noen får noe som kanskje ikke er helt etter skattelovens system… Ingen er tjent med regler som alltid vil etterlate seg større eller mindre grad av usikkerhet knyttet til om man gjør det riktig eller ei.

Kilde: blogg.pwc.no